هل تحتاج إلى البرامج المحاسبية كي تدير أعمالك، أم أن الإكسل وحده يكفي؟

تعتبر البرامج المحاسبية واحدة من الحلول الإدارية التي تشكل ضرورة ملحة عند الشركات اليوم ، حيث أنها تجعل مسك الدفاتر و تنظيم ومراقبة الحسابات أسهل بما تقدمه من ميزات بسيطة ولكنها قوية للغاية وتسمح بتوفير الوقت الذي يعتبر عنصر مهم في إدارة أي مشروع أو شركة مهما كان حجمها ليكون بإمكان المحاسب أو مدير الحسابات من تكريس نفسه بالكامل لإدارة ومتابعة نشاطه ، واحد من هذه البرامج هو ” برنامج حسابات لينكيت ” و الذي سنستعرض من خلال ما يلي أهم مميزاته.

وظيفة المحاسبة المالية في الشركة

وظيفة المحاسبة المالية تتمثل في عملية إعداد البيانات المالية التي تستخدمها الشركة لإظهار ووضعها وأدائها المالي للمستثمرين ، الدائنين ، الموردين و العملاء . ويعد هذا أحد الفروق بينها وبين المحاسبة العامة “الإدارية” و التي هي في المقابل تختص بإعداد تقارير وتوقعات مفصلة للمدراء داخل الشركة. و تعد المحاسبة المالية أداة إدارية للتحقق من الحسابات و إثباتها ، ولكن أيضا هي وسيلة للتواصل بين جميع الشركاء و مختلف الأطراف في الشركة.

وتهدف المحاسبة المالية في الشركة إلى : تحديد وتسجيل جميع العمليات المحاسبية المرتبطة بالمصاريف و المنتجات من ناحية ، ومن ناحية أخرى تقوم بتقييم جميع الأصول و الديون بشكل دوري ومنتظم.  وتضع معظم الشركات بيانات مالية ربع سنوية و سنوية ، يتم تقديمها من خلال مستندات وقوائم مالية أساسية ، والتي تتمثل في :

بيان الدخل “جدول حساب النتائج “ ويتم فيه حساب الدخل الصافي من خلال طرح المصروفات من الإيرادات. ووفقا للمبادئ المحاسبية ، يتم تسجيل الإيرادات في فترة بيع السلع و الخدمات، و التي لا تتوافق بالضرورة مع فترة استلام القيمة النقدية لما تم بيعه.

المركز المالي: هي بيان للأصول و الخصوم ، تقدم تقييم كامل لممتلكات الشركة وما عليها من مستحقات في نهاية الفترة المحاسبية . وتقدر الأصول فيها من خلال الجمع بين المطلوبات و حقوق المساهمين ، حيث تمثل حقوق حاملي الأسهم مقدار التمويل الذي توفره الأرباح المحتجزة التي لا توزع على المساهمين و مقدار الأموال التي يعيدون استثمارها من خلال المساهمة في رفع رأس المال.

بيان التدفق النقدي: يظهر هذا البيان التدفق الفعلي للنقد من وإلى الشركة خلال فترة زمنية محددة ، على عكس صافي الدخل في جدول حساب النتائج والذي يكون رقما غير نقديا . حيث يظهر بيان التدفق النقدي التدفقات النقدية من الأنشطة التشغيلية و أنشطة الاستثمار و التمويل.

بيان الأرباح المحتجزة ” غير الموزعة”: يغطي هذا البيان الأرباح غير الموزعة على الشركاء لفترة زمنية معينة ويوضح كذلك الجزء الذي تم توزيعه على المساهمين وما تم الاحتفاظ به من الأرباح للشركة.

ماذا يقدم لك برنامج حسابات الشركات؟

يعد برنامج حسابات ومخازن لينكيت أداة ثمينة للشركات التي ترغب في تنفيذ عمليات المحاسبة المالية و مختلف العمليات الإدارية الأخرى ( المخازن ، المبيعات ، التصنيع، الموارد البشرية … ) الخاصة بها وتكون قادرة على مراقبة الوضع المالي لها يوما بعد يوم . حيث يساعد البرنامج على تسهيل وتحسين جودة العمل بشكل ملموس من خلال :

أتمتة إدارة المهام المختلفة.

التنبه بتعديل النقائص في عملية إدخال البيانات المحاسبية ، و الحرص على عدم تكرار إدخال العنصر أكثر من مرة.

مركزية المستندات المحاسبية…

ويضمن برنامج حسابات لينكيت إدخال البيانات المحاسبية و مراقبة الحالة المالية للشركة ، وتوجيه مختلف الحسابات . كما يمكن من نسخ جميع التغييرات المالية التي تؤثر على نشاط الشركة من بيع وشراء وضريبة القيمة المضافة، إذ يتم من خلاله متابعة جميع المعاملات المالية للمؤسسة  ومراقبة الحسابات وكذلك التخطيط لمشاريع مستقبلية.

مكونات برنامج حسابات لينكيت

يتكون برنامج محاسبة الشركات لينكيت من 5 مكونات أساسية :

  • الحسابات العامة

ويعد هذا الجزء من البرنامج أحد أقوى الوحدات المكونة للنظام المحاسبي في الشركة ويقوم بإدارة الشؤون المالية فيها من خلال تقديم معلومات هامة ودقيقة بعد القيام بتجميع القيود في اليومية من كافة أجزاء البرنامج لتمكن المدراء من اتخاذ القرار المناسب في المدة الزمنية المطلوبة. وتنقسم الحسابات العامة إلى : دفتر الأستاذ، الأستاذ المساعد، ميزان المراجعة وكذا حساب الأرباح والخسائر، وقائمة الدخل و إدارة الأصول الثابتة.

ويتم طبقا لكل قسم بترتيب :

  • تدوين الأرصدة في سجل الأستاذ العام خلال فترة زمنية معينة ، وتشمل هذه الأرصدة الحسابات الخاصة بالأصول، الإيرادات ، الخصوم ، المصروفات، المقبوضات والمدفوعات.
  • تقديم الحركة التفصيلية لمختلف الأرصدة بشكل أكثر تفصيلا من سجل الأستاذ العام و تكون مدونة وفقا لأرقام الشيكات و الفواتير ، مما يمكن من متابعة أي حساب بشكل تفصيلي.
  • إعداد التقارير المختلفة في المحاسبة المالية و التي تختص بكشف وتقييم أرباح الشركة خلال مدة زمنية معينة مثل قائمة المركز المالي ،وقائمة بيان الدخل ، …
  • إعداد ميزان المراجعة والذي يوضح مختلف حسابات الشركة من مدين ودائن ، مما يمكن من الكشف عن الأخطاء و التأكد من مدى صحة الإدخالات.
  • إدارة القبض والدفع النقدي والفيزا للعملاء والموردين والحسابات، الأقساط، بالإضافة إلى المصروفات والإيرادات.
  • تسجيل ومتابعة أوراق الدفع وأوراق القبض (الشيكات) ، مع إمكانية عرض كشف الحساب و مختلف التقارير المحاسبية الأخرى.
  • إنشاء حساب خاص لمختلف الأصول الثابتة كل منها على حدى وتوفير جميع البيانات اللازمة من قيمة الأصل ، عمره ، القيمة الدفترية له ، معدل ومجمع اهلاكه.

 

  • المخازن

يعمل هذا الجزء من برنامج حسابات لينكيت على إدارة مختلف الأنشطة الخاصة بالمخازن والمستودعات بما في ذلك من تعريف أصناف المخزون ، تحديد نقطة إعادة الطلب لكل صنف ، تحديد طرق تقييم المخزون ، تقدير تكلفة المخزون ، جرد المخزون ، إصدار التقارير حول الكميات المشتراة والمطلوبة ، الكميات المباعة و المحولة، أذون الصرف والإضافة و تحويل البضائع، ومجموعة وافرة من تقارير المخازن التفصيلية والدقيقة.

إضافة إلى إدارة عمليات التصنيع و التي تشمل فاتورة المواد (Bill of material)، أي توفير كمية المواد الخام التي يحتاج إليها قسم التصنيع بدقة اعتمادا على حجم الإنتاج المستهدف لتفادي أي عجز أو هدر في الموارد. وكذا القيام بتسجيل مختلف الأصناف بجميع بياناتها وأرصدتها وكذا الموردين لكل صنف و عملاء الشركة جميع بياناتهم وبيانات طلبياتهم.

 

  • المبيعات

تظهر أهمية هذا الجزء من برنامج حسابات لينكيت ، في قدرته على إدارة مبيعات الشركة ببساطة وبمنتهى الاحترافية ، إذ يمكن من خلالها إدخال عدد غير محدود من المنتجات و تتبع ومراقبة مختلف العمليات التي تتم عليها. إضافة لكونه مرتبط بشكل مباشر مع إدارة المخزون ، حيث يتم استلام اشعارات تنبيهية عند وصول أحد المنتجات إلى كمية أدنى من الكمية التي تم تحديدها مسبقا.

كما يمكن بسهولة من خلال وحدة المبيعات إنشاء الفواتير و إضافة ضريبة القيمة المضافة عليها ، وكذا إنشاء عروض أسعار مقدمة للعملاء وأوامر البيع، ومراقبة حركة المبيعات وقياس حجمها إجمالا أو حجم مبيعات كل منتج على حدى من خلال التقارير التي يوفرها البرنامج.

  • المشتريات

يتم في هذا الجزء إدارة مختلف عمليات الشراء والتعاملات المختلفة مع الموردين ، وتكمن أهمية هذا القسم في المساعدة على تقدير احتياجات الشركة سواء من الكميات أو النوعية بشكل دقيق مما يساهم في التحكم في التكاليف وتحسين استراتيجيات الشراء والتوريد والسداد.

 

  • الموارد البشرية

ويختص هذا الجزء بإدارة كافة العمليات التي تتم في نظام الموارد البشرية بشكل عام و شئون الموظفين بشكل خاص و تشمل :

  • إنشاء سجل لكل عامل أو موظف في الشركة يحوي مختلف بياناته الشخصية و الوظيفية.
  • إدارة الحضور و الانصراف و كذا الغيابات و طلبات الإجازات ، إضافة إلى تسجيل ساعات العمل الإضافية و التأخير عن مواعيد العمل الرسمية.
  • متابعة القروض وسلف الموظفين .
  • تقييم الموظفين في الشركة.
  • إدارة الترقيات والدورات التدريبية المهنية.
  • إنشاء و متابعة كشوفات الرواتب وإضافة الاستحقاقات، المكافآت و الاستقطاعات أو الضرائب بشكل تلقائي للحسابات.

أهمية برنامج حسابات لينكيت

تعتبر مراقبة مختلف أنشطة الشركة ضرورة حتمية للتحكم في أداء المؤسسة وربحيتها و اتخاذ قرارات إدارية سليمة . ويتيح برنامج حسابات لينكيت ذلك من خلال نظام فعال يقدم عدة حلول تنظيمية دقيقة : وتظهر أهميته في كونه :

  • أداة مخصصة لتتوافق مع نشاط وحجم شركتك .
  • إدارة مختلف نشاطات الشركة بدقة أكبر .
  • إنجاز الأعمال في فترة قصيرة ” موجزة” .
  • التحكم في التكاليف.
  • تقديم تقارير مفصلة ودقيقة لمختلف الأنشطة.
  • إضافة ضريبة القيمة المضافة أوتوماتيكيا لحسابات الشركة .
  • إدارة العمليات المحاسبية بما يتوافق مع الاحتياجات المتغيرة للشركة .
  • ضمان الامتثال للمعايير المحاسبية و تسهيل عمليات التدقيق والمراجعة.
  • ضمان إدارة وتحليل ومراقبة وأمن البيانات المحاسبية المتداولة في المؤسسة .

 

برنامج حسابات لينكيت هو نظام متكامل يتيح لك إدارة حسابات شركتك وإدارة مختلف الأنشطة الأكثر تعقيدا بسلاسة وسهولة كبيرة . فهو يساعد على تحسين الأداء العام للمؤسسة و يمكنك من التحكم في مختلف التكاليف بشكل أكثر فعالية ، مما يجعله عنصر أساسي لاتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة.