What is ERP System? What does it stand for and why should your business care about it?

برنامج ERP او ما يُعرف بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات والشركات هي فئة من فئات برامج إدارة الأعمال وتكون عادة عبارة عن مجموعة من التطبيقات المتكاملة التي يمكن للشركة والمؤسسة استخدامها لتخزين وجمع وإدارة البيانات الناتجة من الأنشطة التجارية العديدة للمؤسسة وتفسيرها.
نظام تخطيط موارد المؤسسات يراقب موارد الأعمال مثل (النقدية والعملات، المواد الخام والمخازن، والمقدرة الإنتاجية والعمالة) وكذلك يراقب الالتزامات التجارية مثل (طلبات العملاء والأوامر الخاصة بالشراء وكشوف المرتبات).

التطبيقات التي يتكون منها نظام تخطيط موارد المؤسسات مثل برنامج محاسبة تقوم بمشاركة البيانات بين إدارات المؤسسة المختلفة مثل (المشتريات، والتصنيع، المبيعات، والحسابات، وما إلى ذلك)، وتقوم أيضاً بتسهيل تدفق المعلومات فيما بينها، كما تعمل على إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة الخارجية.

ركزت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في الماضي على الشركات الكبيرة، لكن في الوقت الحاضر نجد ان عدد المؤسسات المتوسطة الحجم وكذلك المؤسسات الصغيرة التي تقوم باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في تزايد مستمر.
إن تطوير نظام تخطيط موارد المؤسسات يختلف عن تطوير النظام التقليدي العادي حيث تعمل أنظمة ERP على مجموعة مختلفة ومتنوعة من أجهزة الحاسوب والشبكات المختلفة في مواصفاتها وإمكانياتها، وتستخدم قاعدة بيانات كمستودع للمعلومات فى العادة.

برنامج ERP يقوم على توحيد وتبسيط وتكامل كافة إجراءات وخطوات العمل لكل ادارات العمل بالمؤسسة مثل الادارة المالية وادارة الموارد البشرية وادارة المشتريات والمخازن، ادارة البيع والتوزيع، وغيرها من كافة الإدارات بالشركة.

ما هي المميزات الرئيسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟

يختلف حجم ونطاق ووظائف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بين بعضها البعض بشكل كبير جداً. ومع ذلك، فإن معظم برامج ERP المختلفة تتميز بالخصائص التالية:
• التكامل على مستوى المؤسسة:
التكامل بين إجراءات العمل يتم عبر جميع الأقسام المختلفة ووحدات الأعمال. على سبيل المثال، عندما يتم عمل طلب مبيعات جديد Sales Order فان البرنامج يقوم تلقائياً بفحص حد الائتمان الخاص بالعميل، والاستعلام عن توفر المنتج، ويقوم بتحديث جدول خطة التوزيع وبمجرد أن يتم الشحن للطلب، فانه يتم تلقائياً إصدار الفاتورة.

• العمليات في الوقت الحقيقي:
في المثال الذي ذكرناه أعلاه في العمليات التي تحدث في غضون ثوانٍ قليلة من أمر استلام طلب المبيعات، فانه يتم تحديد المشكلات بسرعة في وقتها مع العلم انه أيضاً يوجد تنبيهات لأي مشكلات إذا تواجدت من قبل أخذ أي أمر مثل قرب نقص مخزون منتج معين او حد ائتماني معين، مما يمنح البائع او أمين المخزن مزيداً من الوقت لتصحيح الموقف.

• قاعدة بيانات واحدة مشتركة:
قاعدة البيانات المشتركة كانت واحدة من المزايا الأولية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات. فهي تقوم بتعريف البيانات مرة واحدة للشركة وبعد ذلك تستخدم نفس التعريف كل الاقسام.
يجب أن تتوافق الأقسام مع معايير البيانات المشتركة المعتمدة وأيضاً قواعد التعديل على البيانات المشتركة. في حين أن بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تستمر في الاعتماد على قاعدة بيانات واحدة، ويقوم البعض الآخر من الأنظمة بتقسيم قاعدة البيانات الفعلية لتحسين الأداء.

• مظهر و واجهة متناسقين:
أدركنا على المدى الطويل من خلال خبرتنا في مجال برمجة وبيع برنامج ERP أن البرمجيات ذات واجهة المستخدم الثابتة تقلل من تكاليف التدريب وتبدو أكثر احترافية ومرونة مع المستخدم.
الأنظمة الجديدة من نظام تخطيط موارد المؤسسة التي قمنا ببرمجتها في رايت داتا تركز على معايير الأمان، والمعايير الحديثة، والفصل بين الواجبات الوظيفية، ودعم التشريعات الحديثة.

ويمكنك أيضاً عند بحثك عن أنواع الأنظمة المناسبة لمؤسستك ان تقابل برامج خاصة أو مجانية ومفتوحة المصدر.
تم تصميم معظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المفتوحة للمنظمات الصغيرة أو التعليم العالي، والعديد منهم تقدم وظائف قليلة أعلى وظائف من الحسابات المالية التي يجب ان تتواجد بناءاً على طلبك الخاص ونظام سير مؤسستك بشكل خاص.

ما هو المناسب لمؤسستك وكيف تختار نظام تخطيط موارد المؤسسة لشركتك؟

اختيار برنامج ERP هو من بين القرارات تحدياً التي تواجه قادة تكنولوجيا المعلومات. وذلك إضافةً إلى معايير الفئات والمستويات التي سبق أن قمنا بتوضيحها، وتوجد مجموعات واسعة من المميزات والقدرات التي يجب أن نضعها في الاعتبار عند اختيار النظام المناسب.

لماذا تنفذ الشركات نظام تخطيط موارد المؤسسات؟

تعمل أنظمة ERP على تحسين كفاءة وفاعلية المؤسسات من خلال:

التكامل للمنظومة المالية:
بدون نظام متكامل، الأقسام الفردية مثل المالية والمبيعات تحتاج إلى الاعتماد على أنظمة منفصلة بذاتها، يكون مرجح أن يكون لكل منها أرقام مختلفة للمصاريف والأرباح. ينتهي الأمر بأن الموظف على جميع المستويات يقضي معظم الوقت في محاولة أن يوفق بين الأرقام بدلاً من مناقشة كيفية تحسين المؤسسة.

دمج الأوامر:
ينسق نظام تخطيط موارد المؤسسات عمليات طلبات العملاء عمليات المخازن وجردها وعمليات التصنيع ينسق المعاملات المحاسبية، وأيضاً عمليات التوزيع والبيع.
من خلال نظام واحد متكامل عندما يتم عمل كل هذه المعاملات فذلك يكون مبسط بكثير وأقل عرضة للمخاطر في نظم سير العمل وأي خطأ من سلسلة من الأنظمة المنفصلة لكل خطوة في هذه العملية.

تقديم رؤية ثاقبة للمؤسسة من خلال معلومات العملاء:
معظم برامج ERP تتضمن أدوات CRM او تأتي بمديول منفصل من أجل تتبع جميع التفاعلات الخاصة بالعملاء. إن اقتران هذه التفاعلات مع المعلومات حول طلبات الخدمة والطلبات بشكل عام من منتج او خدمة والتسليم والمرتجعات، وكل ذلك، يوفر نظرة ثاقبة للمؤسسة عن سلوك واحتياجات العملاء.

تسريع التصنيع وتوحيده:
تجد شركات التصنيع في الغالب أن العديد من وحدات العمل تقوم بعمل أدوات متشابهة باستخدام أساليب مختلفة وأنظمة حواسيب وخاصة تلك الشركات التي تتمتع بشهية لعمليات الاندماج والاستحواذ، لبرنامج ERP الامكانية علي توحيد وأتمته عمليات التصنيع والعمليات الداعمة. وهذا التوحيد القياسي يعمل على توفير الوقت وأيضاً على زيادة الإنتاجية وتقليل الحجم الخاص بالعمالة المطلوبة من أجل تنفيذ هذه الأعمال.

توحيد معلومات الموارد البشرية:
العديد من الشركات وخاصة تلك الشركات التي لديها وحدات أعمال مختلفة ومتعددة تفتقر إلى طريقة مًبسطة من أجل التواصل مع الموظفين حول تتبع ساعات عمل او مزايا للموظفين بشكل عام، وايضاً المصروفات الخاصة بالموظفين.

يتيح النظام للموظفين الامكانية بسهولة:

  • متابعة معلوماتهم الشخصية
  • وتسهيل لهم عمل تقارير عن الوقت وتتبع النفقات
  • التدريب
  • طلبات الإجازة
  • جدولة الأعمال
  • كافة أمور سير العمل بناءاً على النظام المتبع للمؤسسة وما إلى ذلك.

من خلال دمج المعلومات،مثل الدرجات الوظيفية، الشهادات، وخبرات العمل فى مستودع واحد للموارد البشرية يمكن بذلك تحديد الأفراد الذين يمتلكون قدرات ومهارات محددة لأداء المهام المحتملة.

توحيد المشتريات:

فى غياب نظام المشتريات المتكاملة، يعد تحليل وتتبع المشتريات عبر المؤسسة تحدياً. غالباً ما تجد المؤسسات الكبيرة أن وحدات العمل المختلفة تشترى نفس المنتج ولكن لا تحصل على ميزة تخفيضات الحجم. برامج المشتريات فى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP تسلح فريق المشتريات بالأسلحة المعلوماتية اللازمة لإجراء مفاوضات الموردين من خلال تحديد الموردين والمنتجات والخدمات على نطاق واسع.

تسهيل التقارير:

التقارير المالية:
فى كل بلد تقريباً تستمر طلبات الحصول على مزيد من التقارير فى الزيادة على كافة المستويات. تأمل الإدارة أن يتم اعتماد معايير التقارير المالية على نطاق أوسع وأن هذا التوحيد سيجعل التقارير أقل استهلاكًا للوقت.

تقارير الموارد البشرية:
لدى الولايات المتحدة ومعظم البلدان الأوروبية مجموعة كبيرة ومتنوعة من متطلبات التقارير. كما تتطلب المكسيك واليابان وبلدان أخرى مجموعة متنوعة من تقارير الموارد البشرية.

ما هى فوائد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟

يعمل النظام على تحسين أداء الأعمال بعدة طرق على وجه التحديد:
الكفاءة الداخلية:
تمكن أنظمة ERP التى تعمل بشكل صحيح المؤسسات من تقليل الوقت اللازم لإتمام كل إجراءات وخطوات الأعمال

صنع قرار أفضل:
تعمل ERP على تعزيز التعاون من خلال البيانات المشتركة التى يتم تنظيمها حول تعريفات للبيانات سبق الاتفاق عليها. تزيل البيانات المشتركة الوقت الضائع فى الجدل حول جودة البيانات، وتسمح للإدارات بقضاء وقتها فى تحليل البيانات، واستخلاص النتائج، واتخاذ قرارات أفضل.

إن عملية أتخاذ القرار الأكثر فاعلية يجب أن يأخذ بعين الأعتبار الموازنة بين تعليمات المركز الرئيسى للمؤسسة مع إعطاء قدر من الاستقلالية للوحدة متخذة القرار بناء على المعطيات المتاحة أمامها.
نادراً ما تستجيب الرغبة فى القيادة والسيطرة من المركز الرئيسى للمؤسسة لاحتياجات الوحدات الفرعية، بينما يمنع الاستقلال الكامل للوحدات الفرعية من التنسيق على مستوى المؤسسة.
تسمح البيانات المشتركة وإجراءات وخطوات الأعمال المشتركة باتخاذ القرارات ضمن معايير المقر الرئيسى للمؤسسة من جانب الأفراد الأقرب إلى الحالة.

تبسيط خطوات العمل:
توحيد وتبسيط إجراءات وخطوات العمل يخلق مؤسسة أكثر مرونة يمكنها التكيف بسرعة مع المتغيرات فى سوق العمل، كما يؤدى إلى زيادة إمكانات التعاون.

تعزيز الأمن:
على الرغم من أن قاعدة بيانات مركزية تضم جميع بيانات المؤسسة تعد هدفاً كبيراً، إلا أنه من الأسهل تأمين قاعدة بيانات مركزية واحدة عوضاً عن قواعد بيانات منتشرة عبر مئات الخوادم فى أماكن مختلفة.

هل يضيف نظام ERP قيمة لكل مؤسسة؟
يمكن لمعظم الشركات الاستفادة من نظام تخطيط موارد المؤسسات. كل منظمة تدير الناس ، تشترى المنتجات والخدمات، تبيع أو توزع شيئاً وتدير الأموال. تختلف الطريقة التي يتم بها التعامل مع كل نشاط حسب الصناعة والبلد ، ولكن كل مؤسسة تقوم بهذه الوظائف الأساسية.

فى معظم الحالات يكون الأكثر فعالية هو إدارة كل هذه العمليات من خلال نظام واحد متكامل بدلاً من تطبيقات متعددة لم يتم تصميمها أبداً للعمل معاً.

أحصل على نسخة تجريبية من برنامج ERP رايت داتا تخطيط موارد المؤسسات